Entenda a importância do fechamento de caixa para garantir a saúde financeira do seu negócio. Dicas importantes para facilitar essa atividade no seu dia a dia.

Introdução

Pode-se considerar o fechamento de caixa como a tarefa mais importante na rotina comercial. Essa atividade exige muita atenção na hora de se fazer, pois qualquer descuido pode afetar diretamente no desenvolvimento da sua empresa.

É compreensível que muitos não gostem de fazer o fechamento, pois além de requerer muito cuidado, é uma tarefa muito mais administrativa do que operacional. Entretanto, ressaltamos mais uma vez, que é inadmissível não realizar o fechamento do caixa de forma diária!

Para conseguir fazer um fechamento de caixa deve-se contabilizar todas as transações feitas para ver se o valor coincide. E com as diversas formas de pagamentos existentes hoje em dia, se os recebimentos não estiverem organizados e categorizados, haverá confusão no final do dia. 

Não lançar uma venda realizada é outro vilão na hora do fechamento, por isso é uma atividade que deve ser feita ao longo do dia. Manter os lançamentos ordenados e registrados corretamente leva a um fechamento de caixa eficaz.

Para muitos, o fechamento de caixa pode ser um bicho de sete cabeças. E para ajudar a enfrentar esse desafio diário, preparamos esse artigo com dicas para facilitar seu fechamento. Fecha com a gente!

Por que fazer fechamento de caixa é tão importante?

Fechar o caixa é fazer a conferência de entrada e saída do caixa do seu empreendimento. Essa atividade pode ser feita diariamente, semanalmente ou até mesmo mensalmente. 

Contudo, é importante ter em mente que quanto menor foi o tempo entre um fechamento e outro melhor, pois consegue-se identificar o problema rapidamente e tomar providências para corrigir. Quanto mais espaçado for o fechamento, mais tempo sua empresa fica no prejuízo.

Assim, podemos definir como a principal função do fechamento de caixa dar ao gestor um maior e melhor entendimento sobre o fluxo de caixa, possibilitando dessa forma conseguir identificar possíveis erros de cobranças e recebimentos.

Recomenda-se que o fechamento de caixa seja feito diariamente, mas dependendo do fluxo de entrada de dinheiro do seu estabelecimento pode ter o prazo mais espaçado, porém não deve passar de um mês, ou os problemas ficarão mais difíceis de serem identificados. 

Outro ponto fundamental do fechamento de caixa diário é evitar a saída de dinheiro para uso pessoal, para não fazer confusão sobre o real lucro do dia.

Como fazer o fechamento da maneira certa

Pode-se dizer que uma rotina organizada é a chave do sucesso na hora de realizar o fechamento do caixa. Dessa forma, podemos dizer que existem quatro passos a serem cumpridos para a realização dessa tarefa. São elas:

Registre o saldo inicial do caixa

Na hora de dar início às atividades, é sempre muito importante conferir o valor inicial de reserva na hora de realizar a abertura do caixa.

Nesse primeiro momento não terá nenhum valor referente a vendas, apenas o valor que será utilizado para trocos ou pequenas despesas que possam surgir ao longo do dia. Essa é uma etapa muito importante, e relativamente rápida de ser realizada, por isso vale a pena ser feita todos os dias antes de começar o expediente.

Anote todas as entradas e saídas

Com o decorrer do dia de trabalho, passa ser fundamental anotar todas as entradas e saídas de caixa. As entradas são as vendas realizadas, então tudo que for vendido ou todos os serviços que forem fechados devem ser registrados corretamente, bem como a forma de pagamento. 

Caso sua empresa já utilize algum tipo de software de gestão e controle, esses registros se tornam algo mais simples, devido a automatização do sistema. Todavia, muitas empresas ainda realizam esse controle de recebimento de forma física. Nesse segundo caso, é importante sempre guardar todos os comprovantes de pagamento por cartão ou cheque e sempre separá-los, como por exemplo: pagamento em débito ou crédito, e até mesmo por bandeira. 

Outra entrada que pode ocorrer é o reforço de caixa, que consiste na aplicação de dinheiro em caixa para realização de trocos, e caso esse valor não seja contabilizado, pode haver diferenças no final do dia.

Já as saídas, são todas as despesas que podem ocorrer durante o expediente. Essas saídas também podem ocorrer devido às sangrias de caixas, que consiste na transferência dos valores do caixa para outro ponto. Todas essas movimentações devem ser registradas e arquivadas para facilitar na hora do fechamento.

Verifique todos os valores

Nessa etapa vemos a importância de deixar todos os recibos organizados e catalogados, pois agora é a hora de fazer a conferência de valores. É importante que seja realizado somando todos os tipos de pagamento que seu estabelecimento aceita, seja ele pagamento em dinheiro (notas e moedas), por cartões (tanto valores em débito ou crédito), cheques (à vista ou pré-datados), e até mesmo tickets e vales. 

Portanto, além do valor de entrada, deve-se somar também os valores que saíram, como pagamentos de funcionários ou fornecedores. É nessa etapa que os erros podem ser encontrados!

Finalize o fechamento do caixa

Por fim, basta subtrair do valor de saída no total de entrada, e terá o saldo final do caixa naquele dia. É importante ter alguns cuidados na hora de finalizar, e dependendo do fluxo de caixa da sua empresa, até mesmo realizar um “double-check”! 

Como o Objetiva Web pode ajudar sua empresa no fechamento de caixa?

O fechamento de caixa pode ser uma tarefa trabalhosa se feita totalmente de forma manual. E sendo assim, para ajudar nessa tarefa, nós da Objetiva desenvolvemos um software de gestão completo para ajudar sua empresa nessa etapa, possibilitando o registro de entrada e saída. 

O programa irá ajudar a não perder nenhuma movimentação, além de ter a opção de registro de forma de pagamento, e arquivamento automático de cupons fiscais, o que facilita na conferência. Os cálculos e relatórios finais são feitos de forma automática no fim do expediente, o que permite que possíveis erros sejam encontrados rapidamente.

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