Entenda como a tecnologia de um software de gestão varejista pode ajudar a sua empresa na hora de fechar a folha de pagamento.
Introdução
Sendo considerada umas das atividades que mais consome tempo para ser realizada, fazer o cálculo da folha de pagamento acaba sendo uma dor de cabeça para todos os envolvidos. Quando não é realizada corretamente pode acarretar erros e atrasos gerando mal-estar entre os colaboradores da empresa.
Se ocorrerem erros durante o mês, o fechamento da folha de pagamento acaba se tornando confusa e pouco eficaz, com diversos erros que poderiam ser evitados caso houvesse a automatização de algumas atividades ou o controle mais preciso dos dados de entrada e saída.
Sendo assim, para ajudar nessa atividade tão maçante, preparamos um artigo com dicas sensacionais para facilitar e agilizar esse processo, pois contando com o uso das tecnologias disponíveis, fazer o cálculo do pagamento pode se tornar uma tarefa fácil e rápida!
Por que é importante otimizar a folha de pagamento?
Organizar a folha de pagamento é uma das tarefas que mais requer tempo e esforço da equipe do departamento pessoal, dessa forma, otimizar esse processo tornando-o mais simples e ágil irá permitir que sua equipe tenha mais tempo disponível para desenvolver atividades mais complexas e importantes.
Ao automatizar a folha de pagamento com um software de gestão varejista é possível aumentar a confiabilidade de informações, evitando assim falhas que podem causar danos na relação com seus funcionários.
E não pense que essa é a única vantagem, pois usando as ferramentas corretas, sua empresa é capaz de ter um maior controle da jornada de trabalho, como utilizar pontos digitais, dando a oportunidade de gerar um espelho de ponto onde são mostradas as horas trabalhadas, entradas e saídas, como também permite o processamento da folha de pagamento de forma automática evitando atrasos nas remunerações e trazendo maiores comodidades ao gestor.
Utilizar a tecnologia como aliada permite que sua empresa padronize os salários por cargo, evitando assim, que duas pessoas que realizam a mesma função tenham diferentes salários, permitindo calcular a folha de pagamento com mais assertividade, além de proporcionar mais ética dentro de sua empresa.
Soluções tecnológicas otimizam a folha de pagamento e oferece a oportunidade de criar um backup contínuo das informações obtidas — seja do registro do ponto digital até o pagamento realizado —, sendo ele de extrema importância para o cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias que as empresas devem respeitar, sendo assim, ter esses dados sempre guardados evita possíveis problemas judiciais.
As possibilidades e melhorias são infinitas e extremamente vantajosas, automatizar o sistema de pagamento da sua empresa irá gerar maior comodidade para você e mais confiança para seus colaboradores, além de permitir que o trabalho do setor de departamento humano seja muito mais produtivo.
E como otimizar a folha de pagamento?
Já vimos as vantagens de otimizar a folha de pagamento, mas como fazer isso?
Para se ter uma metodologia eficiente e funcional, é necessário ter disciplina e capacitar sua equipe para que todos saibam como determinada atividade deve ocorrer e a ordem em que deve ser executada. Por esse motivo, é sempre bom investir no treinamento do seu time.
Outros pontos também podem ser destacados para que tudo funcione com excelência e qualidade. Separamos as principais questões que certamente irão te ajudar nessa jornada, venha conferir!
Adote política de pagamentos para o mesmo período
Muitas empresas tendem a formas de pagamento diversas dentro da sua rotina, podendo ser semanais, quinzenais ou mensais. Dessa forma, o gestor acaba perdendo muito tempo para se organizar e realizar a mesma atividade várias vezes na semana, de modo a não cometer nenhum erro.
Para agilizar esse processo, o ideal é ter uma ou duas datas fixas no mês para realizar os pagamentos. É importante centralizar as atividades em um determinado período.
Integre seu sistema com o controle de ponto digital
O ponto digital permite ter uma visão ampla e assertiva sobre a jornada de trabalho de seus funcionários. Dessa forma, o gestor consegue visualizar pelo espelho de pontos a quantidade de horas trabalhadas, o número de pausas feitas e as horas extras realizadas por cada colaborador.
Outra vantagem do uso do ponto digital, é a possibilidade de evitar fraudes e erros na hora de registrar a entrada e a saída, tornando o processo mais limpo e sem chances de alguma informação ser perdida. Muitas vezes, isso gera transtornos na hora de realizar os pagamentos.
Crie rotinas e processo
Ter uma rotina para a realização do fechamento da folha de pagamento com datas previamente definidas permitirá que se obtenha resultados certeiros. Isso eliminará divergências, esquecimentos, desatenção e atrasos.
Além do mais, manter uma rotina contribui para identificar possíveis falhas e problemas na gestão, seja elas por uso de meios ultrapassados, falta de mão de obra qualificada ou poucos funcionários. Com processos planejados e organizados, você conseguirá detectar o problema e buscar a solução mais adequada para a situação.
Conclusão
Você pode estar achando difícil colocar as nossas dicas em prática, mas não desanime, o melhor ainda está por vir!
É verdade que implementar rotinas para otimizar o processamento da folha de pagamento requer muita atenção e não permite erros. Entretanto, para eliminar as falhas e maximizar o desempenho é possível utilizar um software de gestão ERP. O sistema ajudará a realizar todas essas atividades de forma descomplicada.
A Objetiva Soluções traz para sua empresa o programa ideal para realizar a gestão financeira e manter a folha de pagamento sob controle. O sistema consegue automatizar tarefas de cunho repetitivos, tornando o processo mais ágil e seguro. Ele elimina possíveis erros de cálculos ou perdas de informações.
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